ISO, de kers op de taart

Een aantal bedrijven in het netwerk is met onze hulp op weg naar ISO 14001 en 9001. Bij meer bedrijven in de groep hangen certificaten aan de muur en dus is het voor ons extra spannend. MDMX heeft dit jaar namelijk gewerkt aan een eigen kwaliteitssysteem met Nederlof als pilotproject. Het bedrijf in Noord-Holland beet de spits af en investeerde veel tijd in het documenteren van de processen. Met dit werk doen anderen in de groep nu hun voordeel. Buijten & Schipperheijn, te Sligte-Olijdam en Flevodruk Harlingen zijn in de afgelopen maand ook van start gegaan. De ISO-coördinatoren pakken hun rol enthousiast op en worden in de komende tijd begeleid door Marcia Coppens en Ingrid Bijkerk. Negen bedrijven hebben zich aangemeld, is dat haalbaar in 4 maanden tijd? Lees hier een Q&A met projectleider Marcia Coppens:

Papier. Regels. Tijdrovend. Saai. Dat is wat mensen doorgaans denken als we het hebben over ISO. 
Dat begrijp ik en juist daarom hebben we het omgezet in een praktisch systeem.

Wat is ISO volgens jou?
ISO maakt je bewust van je handelen. Afval scheiden, achter je opruimen, rekening houden met de ander, vriendelijk zijn, alert zijn, beloftes nakomen, enzovoort. Het zorgt voor heldere afspraken, een goede werkoverdracht en duidelijke communicatie. Zoals we thuis met elkaar omgaan, zo gaan we dat ook doen op het werk. Zo simpel is ISO.

Waarom een eigen systeem?
In de eerste plaats omdat we dan het systeem kunnen omschrijven in onze eigen taal. Dat maakt het begrijpelijk en toepasbaar. Daarnaast zijn er een aantal taken die per bedrijf uitgevoerd moeten worden waarvan wij denken dat we dat heel goed uit handen kunnen nemen. Zo is er binnen het bedrijf een verantwoordelijke coördinator die in de gaten houdt of de processen lopen zoals we hebben afgesproken. In grote organisaties is dit vaak een zelfstandige functie, maar in grafische bedrijven wordt het er vaak bijgedaan. En dat is arbeidsintensief. MDMX kan die taken als een soort van central office en groepscertificaathouder uit handen nemen. Denk aan interne audits, wetgeving, kennisdelen en actualiseren via het online portal, enzovoort. We zien het als een mooie nieuwe dienst voor onze partners waarmee ze echt kunnen werken aan optimalisatie en verbetering.

Met een voorzichtig eerste succes.
Deze zomer is onze werkwijze gecontroleerd door een accrediterende organisatie en goed bevonden. Nu zijn we concreet in de bedrijven aan de slag. De officiële certificering is gepland in Q1-2018.

Maar het gaat niet alleen om het certificaat?
Ons doel is eigenlijk niet om gecertificeerd te worden, maar juist om de bedrijven op weg te helpen naar een optimale bedrijfsvoering. Dat certificaat is een mooie bijkomstigheid en geeft bevestiging dat wat we doen, goed doen. Een certificaat aan de muur is leuk, de kers op de taart, maar niet het doel. Er moet verandering komen tussen de oren. In de manier waarop we werken en met elkaar en onze klanten omgaan. En dan volgen de resultaten vanzelf: minder faalkosten, minder discussies, hogere klanttevredenheid, meer werkplezier, etc.

Worden alle medewerkers erbij betrokken?
Natuurlijk. Stel dat de milieudoelstelling ‘energiebesparing’ is. De directie moet dit binnen het bedrijf stimuleren, maar ontzettend belangrijk is dat de mensen op de werkvloer weten wat ze zelf kunnen doen om hieraan bij te dragen. De drukker moet de ISO-auditor kunnen vertellen wat ‘energiebesparing’ voor hem betekent. Hij vertelt dan bijvoorbeeld: ‘Ik stel deze en deze instellingen in en bespaar daarmee maandelijks zoveel kwh’.

Negen bedrijven hebben zich aangemeld, is dat haalbaar in 4 maanden tijd?
Op basis van de ervaring met Nederlof hebben we nu een blauwdruk voor de andere bedrijven. Het online portal is ingericht en staat barstensvol documentatie waaruit anderen nu kunnen putten. Ieder bedrijf is anders, maar veel processen zijn soortgelijk. De ervaring zal leren in welke mate de praktijk van Nederlof aansluit bij de rest. Het zal per bedrijf anders zijn en met ons eigen systeem kunnen we dat dus voor ieder bedrijf customizen. In hoeverre medewerkers de mentale omslag kunnen maken, gaan we in de komende tijd ontdekken. We gaan er sowieso de tijd voor nemen.